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2020.05.06
재택근무 필수 프로그램은? 재택근무에 필요한 서비스를 소개합니다

-재택근무 시 업무 효율성을 높여주는 협업 툴 소개
-메신저 잔디와 라인웍스로 똑똑하게 소통하고 일정&주소록 관리까지
-그룹 콜&화상회의가 필요하다면? 행아웃.MS팀즈.리모트미팅으로 스마트하게

바이러스의 확산을 예방하기 위해 많은 기업이 재택근무를 시행하고 있습니다. 대면 커뮤니케이션이 어렵다 보니 온라인 서비스를 이용하게 되는데요. 일상생활에서 사용하는 일반 영상통화나 메신저는 비즈니스 환경에 적합하지 않을 수 있고, 중요한 자료를 안전하게 보관하기 어렵습니다. 업무나 조직의 특수성에 잘 맞는 협업 툴을 사용한다면 재택근무가 한결 수월해질 텐데요. 재택근무의 불편함을 완화하고 업무 효율성은 높여줄 서비스는 어떤 것이 있을까요? 메신저와 원격 회의 서비스로 나누어 알아보겠습니다.

대화·파일을 스마트하게 찾아주는 ‘잔디' & 일정 및 주소록 관리에 탁월한 '라인웍스'
재택근무 시 메신저는 커뮤니케이션의 주축이 됩니다. 직접 대화하는 것만큼 편한 것은 없겠지만, 메신저를 적절히 활용한다면 업무의 신속성과 정확성을 높이는 효과를 볼 수 있습니다.
사내 커뮤니케이션이 활발하고 자료를 자주 주고받는 편이라면 '잔디'를 추천합니다. 국내 기업 토스랩이 제작한 업무용 메신저로, UI·UX가 직관적이고 상세한 가이드도 제공해 입문자도 쉽게 사용할 수 있습니다. 잔디는 다양한 주제로 대화방을 구성할 수 있어 섞일 염려가 적은 것이 장점입니다. 또한 섬세한 검색 기능으로 원하는 대화나 파일을 빠르게 찾을 수 있습니다. 대화방 이름이나 파일 포맷, 파일명 일부만 검색해도 원하는 파일을 바로 찾을 수 있고, 대화방에 첨부한 파일은 유효기간 없이 다시 확인할 수 있습니다. 웹훅, 구글 캘린더, 드롭박스 등과도 연동할 수 있어 기존에 사용하던 서비스와 함께 사용하기도 편리합니다. 파일을 자주 주고받다 보면 보안성이 걱정이죠. 잔디는 온라인 뱅킹 수준의 보안 시스템을 갖추고 있고, 잔디 내 모든 메시지와 파일은 저장 즉시 암호화 처리되니 안심입니다.

사용료는 프리·프리미엄·엔터프라이즈 플랜으로 나뉘고, 프리의 경우 회원가입 후 바로 팀 전체 5GB의 용량, 최대 500명의 멤버까지 사용할 수 있습니다. 프리미엄은 연간 정기 결제 시 멤버당 월 5,000원, 엔터프라이즈는 월 9,000원에 사용할 수 있는데요. 코로나19 확산에 따라 중소기업 및 소상공인을 대상으로 프리미엄과 엔터프라이즈 플랜 사용료를 지원한다고 합니다. 신청은 선착순 마감이며 6/30까지 월 정기 결제 비용을 최대 65만 원까지 지원합니다. 더불어 화상 회의 기능이 포함된 엔터프라이즈 플랜을 4/30까지 무상으로 제공한다고 하니 적극적으로 활용해보세요.

네이버 소프트웨어를 주로 사용하고 있거나 거래처 등과 소통할 일이 많다면 '라인웍스'가 유용할 것입니다. 네이버 소프트웨어와 동일한 UI·UX를 제공하기 때문에 별도의 학습 없이 사용할 수 있습니다. 조직도 형태의 주소록을 제공하여 조직 구조를 한눈에 살펴볼 수 있고, 일부 정보만 입력해도 바로 연락처를 찾아주는 연락처 자동 검색 기능도 제공합니다. 일정 등록과 관리 또한 수월하게 할 수 있는데요. 버드 아이(Bird Eye) 캘린더 뷰 기능으로 구성원 일정을 한눈에 볼 수 있고, 일정 등록 시 상대 스케줄에서 빈 시간을 자동으로 추천해주니 잔업에 드는 시간을 줄일 수 있습니다. 팀별, 프로젝트별로 여러 명이 일정을 공유하거나 관리할 수도 있죠. 이외에도 보낸 메시지 24시간 내 회수, 메시지 읽은 멤버 확인하기, AI Bot을 활용한 근태관리·자동 알림 같은 기능도 있어 유용합니다.

요금제는 라이트·베이직·프리미엄 플랜이 있고, 연간 결제 시 각각 1인당 월 3천 원·6천 원·1만 원에 이용할 수 있습니다. 라이트 상품은 6월 30일까지 무료 제공된다고 하니 참고해보세요.

구글·MS와 연계성 높이려면 '행아웃'과 'MS팀즈'&종량제로 사용하고 싶다면 '리모트미팅'
메신저의 부족한 점은 원격회의 서비스가 채워줄 수 있습니다. 자료를 보며 대화해야 하거나 메신저로 대화하기엔 무겁다고 여겨지는 사안이 있을 땐 그룹 콜이나 화상통화 서비스를 찾게 되는데요. 사내에서 사용하는 소프트웨어와의 연계성이나 원격회의 빈도 수, 인원 등을 고려해 선택하면 더욱더 좋을 것입니다.

구글의 '행아웃', 마이크로소프트의 'MS팀즈'는 이미 많은 기업이 이용 중인 원격 회의 서비스입니다. 구글이나 마이크로소프트에서 제공하는 제품을 주로 사용할 경우 각 원격회의 서비스와 연동해 사용하기 편리하다는 이점이 있습니다.
'행아웃'은 전 세계인들이 일상 생활 속에서도 자주 활용하는 서비스로, 구글 계정만 있다면 웹에서도 바로 사용할 수 있습니다. 채팅과 음성·화상 통화 등이 가능하고, 화상 통화는 최대 10명과 함께할 수 있어 팀별 회의에 사용하기 좋습니다. 화상 통화 중 전체 화면 또는 특정 창을 표시할 수 있으며 채팅방에서 공유한 모든 이미지는 구글 앨범 보관함에 자동 저장되어 유용합니다.

조금 더 보안이 철저하고 비즈니스에 적합한 행아웃을 사용하고 싶다면 구글 업무용 소프트웨어 시리즈 'G스위트'에 포함된 '행아웃 미팅'을 사용해보는 것도 좋습니다. 플랜에 따라 최대 250명까지 동시에 화상 통화에 참여할 수 있으며 회의 녹화도 가능합니다. 또한 행아웃 미팅 사용자가 아니어도 링크만 있다면 대화에 참여할 수 있어 외부 고객과 소통하기도 편리합니다. G스위트 구독료는 베이직·비즈니스·엔터프라이즈 플랜으로 나뉘며, 매월 5.4달러~25달러에 이용할 수 있습니다. 14일 무료 체험도 가능합니다.

MS팀즈는 화상 회의에 참여할 수 있는 최대 인원 수가 넉넉한 것이 장점입니다. 한 번에 250명까지 참여할 수 있어 대규모 인원 간 화상통화에도 유용하고, 유료 버전을 구매하면 컨퍼런스처럼 규모가 큰 행사를 라이브로 중계할 수도 있습니다. 화면 공유, 파일 및 폴더 공유가 가능한 것은 물론입니다. 위키 기능도 포함되어 있어 재택근무와 관련된 전사 공지사항이나 가이드라인을 게시하는 데도 활용할 수 있겠죠. 이외에도 원드라이브나 드롭박스 등 팀에서 자주 사용하는 클라우드를 MS팀즈 탭에 바로가기로 추가하거나, 외부 게스트를 초대하는 기능도 있습니다.

요금제는 Office 365 Business Premium과 Essential이 있고, 연간 플랜 구독 시 각각 사용자당 월 14,100원 · 5,600원에 사용할 수 있습니다. Premium은 1개월 무료체험도 가능하니 활용해보세요.
원격 회의를 자주 사용하지 않는다면 종량제를 제공하는 알서포트 '리모트미팅'도 고려해볼 수 있습니다. 1분당 200원을 부과하는 베이직(종량제) 플랜과 라이선스 수량과 약정 기간에 따라 요금이 달라지는 ID요금제(정액제) 중 선택할 수 있습니다. 화상 회의에는 최대 30인까지 접속이 가능하며, 회의록을 참석자들과 같이 작성하거나 AI 음성 인식을 통해 자동 기록할 수도 있습니다. 화면 공유는 물론 워드·파워포인트·PDF 등 다양한 포맷의 파일을 공유할 수 있고, 화면 공유 시 실시간 양방향 판서도 가능하니 소통이 더욱 편리해지겠죠. 회의 녹화 기능도 있으니 때론 대면 회의보다 더 효과적일 것입니다. 현재 알서포트에서는 코로나19 사태와 관련하여 4/30까지 리모트미팅과 함께 원격 제어 서비스인 '리모트뷰'를 제공하고 있습니다. 또한 회원가입 없이 15분간 사용해볼 수 있고, 각 플랜을 14일간 무료 체험도 가능하니 시범 사용 후 결정해보세요.

메신저나 원격 회의 서비스 외에 프로젝트 관리 도구도 있습니다. 팀별 프로젝트의 계획과 진행, 마감까지 한 번에 관리하고 싶다면 ‘아사나', 업무 관련 내용을 위키백과처럼 한 곳에 정리해두고 싶다면 ‘노션'을 추천합니다. 가볍게 사용할 프로젝트 관리 툴이 필요하다면 ‘트렐로’도 좋습니다. 메모 보드에 포스트잇을 붙이듯 어떤 일의 진행 상황이나 할 일을 간편하게 추가·이동할 수 있어 유용합니다.

코로나19가 일상 생활은 물론 비즈니스까지 많은 영향을 미치고 있습니다. 업무에 불편함이 생긴 것은 사실이지만 협업 툴을 적절히 선택한다면 위기가 오히려 기회로 바뀌는 전환점이 될 수 있습니다. 나와 회사에 맞는 협업 툴을 선택하셔서 스마트하게 재택근무하시기 바랍니다.